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Créer un Family Office

La création d’un family office est un processus complet et personnalisé pour gérer et préserver le patrimoine des familles fortunées. Cela implique beaucoup de temps et des coûts plus élevés, ce qui nécessite une planification minutieuse, une prise de décision stratégique et une organisation méticuleuse. Voici un guide étape par étape pour créer un family office :

Étape 1 : définissez vos objectifs

Identifier les objectifs

Décrivez clairement ce que vous souhaitez réaliser avec votre family office. Les objectifs communs comprennent :

  • Préservation du patrimoine

  • Croissance grâce aux investissements

  • Planification successorale

  • Philanthropie

  • Assurer la confidentialité et la sécurité des membres de la famille

Évaluer les besoins

Évaluez les services spécifiques dont votre famille a besoin, tels que la gestion de placements, les conseils juridiques, la planification fiscale et les services de conciergerie.

Étape 2 : Évaluez votre patrimoine

Évaluez l’actif total de votre famille pour déterminer si un family office est le moyen le plus efficace de gérer votre patrimoine. En règle générale, les familles disposant d’actifs de 100 millions de dollars ou plus peuvent justifier les coûts associés à un family office.

Étape 3 : Déterminer le type de Family Office

  • Single Family Office (SFO) : Si les besoins de votre famille sont étendus et que vous préférez un contrôle exclusif, envisagez de créer un SFO.

  • Multi Family Office (MFO) : Si vous êtes prêt à partager des services avec d’autres familles pour réduire les coûts, un MFO pourrait convenir.

  • Hybrid Family Office (HFO) : combine des éléments de SFO et de MFO, offrant des services sur mesure avec certains avantages de partage des coûts.

Étape 4 : Établir des structures de gouvernance

Élaborer une charte familiale

Ce document présente la vision, les valeurs et la mission de la famille pour le family office, servant de ligne directrice pour les générations futures. Il comprend généralement :

  • Les principes et objectifs fondamentaux qui guident la famille et ses stratégies de gestion de patrimoine.

  • Politiques de haut niveau concernant la gouvernance familiale et le fonctionnement du family office.

  • L’approche de la famille en matière de philanthropie, de responsabilité sociale et la manière dont elle souhaite laisser un impact durable.

  • Engagements en faveur du développement des membres de la famille et de l’éducation sur la gestion de patrimoine.

La Charte de la famille porte davantage sur le pourquoi et quoi : il s’agit d’une déclaration d’intention et de principe qui constitue une base sur laquelle le cadre de gouvernance peut s’appuyer.

Créer un cadre de gouvernance

Décidez des processus de prise de décision, notamment :

  • Qui sera impliqué dans les décisions stratégiques ?

  • Quelle serait la structure de gouvernance, comme un conseil de famille, une équipe de direction et des conseils consultatifs ?

  • Quels seraient les rôles, responsabilités et niveaux d’autorité de toutes les personnes impliquées dans le family office, des membres de la famille aux employés et conseillers ?

  • Quels mécanismes de responsabilisation seront utilisés pour surveiller les performances et procéder à des ajustements ?

  • Comment les décisions seront prises (y compris celles qui nécessitent un consensus entre les membres de la famille et celles qui peuvent être prises par l’équipe de direction) ?

  • Comment les conflits seront-ils résolus (soit en utilisant des mécanismes de médiation, soit en utilisant des mécanismes d’arbitrage) ?

  • Quelles politiques et directives de gestion financière seront élaborées pour gérer les investissements, les dépenses et les risques ?

  • Comment les membres de la famille seront-ils sensibilisés aux connaissances financières et aux compétences en matière de gouvernance ?

  • Comment toutes les parties prenantes seront-elles informées et impliquées ?

  • Comment les rôles de direction seront-ils transférés au sein du family office ?

  • Comment les générations futures de la famille seront-elles impliquées ?

  • Comment seront gérées les activités philanthropiques ou caritatives ?

  • Dans quelle mesure les informations familiales et financières sensibles seront protégées, etc.

Le cadre de gouvernance porte davantage sur le comment gérer un family office et sa richesse, en se concentrant sur l’efficacité opérationnelle, la gestion des risques et en garantissant que le bureau fonctionne bien et efficacement.

Étape 5 : Créer un plan d’affaires

  • Décrivez les services : Détaillez les services que votre family office fournira, en fonction des besoins et des objectifs identifiés.

  • Planification budgétaire : Estimez les coûts opérationnels, y compris les besoins en personnel, en espace de bureau et en technologie. Assurez-vous que les actifs de votre famille justifient ces dépenses.

  • Projections financières : Élaborer des projections financières pour le bureau, en tenant compte des coûts par rapport aux avantages qu’il apportera.

Étape 6 : constituer une équipe professionnelle

  • Recrutement de personnel : Recrutez des professionnels expérimentés, notamment un directeur financier (CFO), des conseillers en investissement, des fiscalistes et des conseillers juridiques. Considérez le besoin de personnel administratif et de service personnel.

  • Conseillers externes : Identifiez les domaines dans lesquels des consultants externes peuvent être nécessaires, tels que des conseils juridiques spécialisés ou des opportunités d’investissement international.

Étape 7 : Élaborer un énoncé de politique d’investissement (IPS)

Élaborez un IPS qui décrit les objectifs d’investissement de votre famille, sa tolérance au risque, sa répartition d’actifs et ses lignes directrices pour la sélection des investissements. Cela servira de feuille de route pour gérer le patrimoine familial.

Étape 8 : Conformité légale et réglementaire

  • Structure juridique : Décidez de la structure juridique de votre family office (par exemple LLC, fiducie et société) avec l’aide d’experts juridiques pour garantir la protection des actifs et l’efficacité opérationnelle.

  • Conformité réglementaire : Assurez le respect de toutes les réglementations financières et juridiques pertinentes, y compris les réglementations de la SEC si votre family office doit gérer des investissements.

Étape 9 : Mettre en œuvre des solutions technologiques

  • Investissez dans la technologie : Adoptez un logiciel de gestion financière, des mesures de cybersécurité et des outils de communication pour soutenir le fonctionnement efficace de votre family office.

Étape 10 : Développer des stratégies d’investissement

  • Répartition d’actifs : Développez une stratégie d’investissement diversifiée qui correspond à la tolérance au risque et aux objectifs de croissance de votre famille.

  • Gestion des risques : Mettez en œuvre des pratiques de gestion des risques pour protéger les actifs de votre famille contre la volatilité des marchés et d’autres risques financiers.

Étape 11 : Mettre en œuvre des stratégies de gestion de patrimoine

Avec votre équipe en place et votre IPS comme guide, commencez à gérer activement le patrimoine de votre famille. Cela inclut la gestion des investissements, la planification fiscale, la planification successorale et répondre à tous les besoins spécifiques décrits dans vos objectifs.

Étape 12 : Mettre en place des efforts philanthropiques

Si la philanthropie est un objectif principal, établissez des structures pour les dons caritatifs, telles que des fondations privées ou des fonds conseillés par les donateurs. Définissez vos objectifs philanthropiques et comment ils s’alignent sur les valeurs de votre famille.

Étape 13 : Planifier la relève

Élaborer un plan de succession clair pour assurer des transitions fluides de richesse et de leadership au sein du family office. Cela comprend la planification successorale, les fiducies et l’éducation de la prochaine génération en matière de gestion de patrimoine.

Étape 14 : Établir des mécanismes de rapport et d’évaluation

  • Suivi des performances : Mettre en place des systèmes de suivi de la performance des investissements et de l’efficacité globale du family office.

  • Examens réguliers : Planifiez des examens périodiques des performances du family office, y compris des audits financiers et des évaluations de l’alignement du bureau sur les objectifs de la famille.

Conclusion

Créer un family office est une décision stratégique qui offre de nombreux avantages pour gérer le patrimoine et les affaires des familles très fortunées. En suivant les instructions étape par étape ci-dessus, vous pouvez créer un family office qui non seulement répond à vos besoins actuels en matière de gestion financière, mais protège également votre héritage pour les générations futures.

N’oubliez pas que la clé du succès d’un family office réside dans des objectifs clairs, une gouvernance solide, des conseils d’experts et la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux circonstances changeantes. Alors que vous vous lancez dans cette aventure, gardez les valeurs de votre famille au cœur de votre prise de décision, en vous assurant que votre stratégie de gestion de patrimoine reflète non seulement vos objectifs financiers, mais aussi les aspirations plus larges de votre famille.

Questions fréquemment posées

Quelle richesse faut-il pour créer un family office ?

Bien qu’il n’y ait pas de minimum strict, la création et l’exploitation d’un family office sont généralement rentables pour les familles disposant d’actifs à investir d’au moins 100 millions de dollars. Pour les MFO, le seuil peut être inférieur en raison du partage des coûts.

Quelles sont les premières étapes pour créer un family office ?

Commencez par définir les objectifs de votre famille et ce que vous espérez réaliser avec un family office. Ensuite, évaluez le patrimoine total de votre famille pour vous assurer qu’un family office est une option viable. Ensuite, décidez du type (SFO ou MFO) et des services dont vous avez besoin.

Comment choisir la bonne juridiction pour mon family office ?

Tenez compte de facteurs tels que la stabilité politique et économique de la juridiction, l’environnement juridique et réglementaire, le régime fiscal et la protection de la vie privée. Les juridictions communes incluent la Suisse, Singapour et certains États américains comme le Delaware.

Quelle est la structure d’entreprise idéale pour un family office ?

La structure doit correspondre aux objectifs de votre famille, aux considérations fiscales et aux exigences réglementaires. Les options incluent les fiducies, les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou les partenariats. La consultation de conseillers juridiques et financiers est cruciale.

Dois-je créer mon family office en fiducie ou en société privée ?

La création d’un family office en tant que fiducie ou société privée dépend de divers facteurs, notamment des objectifs de la famille, des besoins en matière de confidentialité, des considérations fiscales et du niveau de contrôle qu’elle souhaite maintenir. Si la principale préoccupation est la protection des actifs, la confidentialité et la planification de la succession sans besoin immédiat de liquidités élevées, une fiducie pourrait être plus adaptée. Les fiducies sont particulièrement avantageuses pour les familles soucieuses de la préservation de l’héritage et du transfert de patrimoine intergénérationnel, car les actifs peuvent être transférés en douceur aux bénéficiaires sans passer par une homologation. En revanche, si la famille apprécie la flexibilité, le contrôle sur les investissements et les opérations et les avantages fiscaux potentiels, la création d’une entreprise privée pourrait être la voie privilégiée. Ceci est particulièrement pertinent pour les familles activement impliquées dans des activités commerciales ou pour celles qui préfèrent la gestion directe de leur patrimoine.

Comment constituer une équipe pour mon family office ?

Identifiez les compétences de base nécessaires, telles que la gestion des investissements, les aspects juridiques, la planification fiscale et la planification successorale. Vous pouvez employer des professionnels en interne et/ou sous-traiter certaines fonctions à des sociétés spécialisées.

Quelles sont les principales considérations en matière de gouvernance dans un family office ?

Établir des structures de gouvernance claires qui décrivent les processus décisionnels, les rôles et les responsabilités. Cela peut inclure la formation d’un conseil de famille et l’élaboration de politiques d’investissement, de planification de la succession et de résolution des conflits.

Comment assurer la pérennité de mon family office ?

Concentrez-vous sur la planification stratégique à long terme, y compris la planification de la relève, des examens financiers réguliers et l’adaptation aux besoins changeants de la famille. Investissez également dans l’éducation des générations futures sur la gestion de patrimoine et la gouvernance.

Quels sont les enjeux majeurs de la gestion d’un family office ?

Les défis comprennent l’alignement des intérêts familiaux, la gestion des coûts, la navigation dans les lois et réglementations fiscales complexes, la garantie de la confidentialité et de la sécurité et la prise de décisions d’investissement stratégiques.

Comment les family offices gèrent-ils la conformité réglementaire ?

Les stratégies de conformité dépendent de la juridiction et des services offerts. Les family offices peuvent avoir besoin de se familiariser avec les réglementations financières, les lois fiscales et les exigences en matière de déclaration, souvent avec l’aide de conseillers juridiques et financiers spécialisés.

Quelle infrastructure technologique est nécessaire pour un family office ?

Une infrastructure technologique robuste est cruciale pour une gestion efficace et la sécurité des opérations des family offices. Cela comprend des logiciels avancés pour la gestion de portefeuille, la gestion des risques et les rapports financiers. Des mesures de sécurité doivent également être mises en œuvre pour protéger les informations et les actifs sensibles contre les cybermenaces.

Comment un family office doit-il aborder la gestion des investissements ?

La gestion des investissements dans un family office doit commencer par une compréhension claire des objectifs financiers à long terme de la famille et de sa tolérance au risque. Cela implique souvent une approche diversifiée sur plusieurs classes d’actifs pour équilibrer les rendements potentiels avec la gestion des risques. Il est également essentiel de revoir et d’ajuster régulièrement la stratégie d’investissement en réponse aux changements du marché et aux objectifs familiaux.

Quels sont les avantages d’avoir un family office dédié par rapport à l’utilisation d’autres services de gestion de patrimoine ?

Un family office dédié offre une gestion personnalisée et complète des affaires financières et personnelles d’une famille. Contrairement aux services de gestion de patrimoine traditionnels, un family office peut offrir une plus grande personnalisation, une plus grande confidentialité et une approche holistique de la gestion du patrimoine, du style de vie, ainsi que des questions juridiques et fiscales. Cela garantit également que toutes les actions sont étroitement alignées sur les valeurs et les besoins spécifiques de la famille.