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Establecer una oficina familiar

La creación de una family office es un proceso integral personalizado para gestionar y preservar el patrimonio de familias de alto patrimonio. Implica mucho tiempo y costes más elevados, por lo que requiere una planificación cuidadosa, una toma de decisiones estratégicas y una organización meticulosa. Aquí hay una guía paso a paso para establecer una oficina familiar:

Paso 1: define tus objetivos

Identificar objetivos

Describe claramente lo que quieres lograr con tu family office. Los objetivos comunes incluyen:

  • Preservación de la riqueza

  • Crecimiento a través de inversiones

  • Planificación patrimonial

  • Filantropía

  • Garantizar la privacidad y seguridad de los miembros de la familia.

Evaluar las necesidades

Evalúe los servicios específicos que requiere su familia, como gestión de inversiones, asesoramiento legal, planificación fiscal y servicios de conserjería.

Paso 2: Evalúe su riqueza

Evalúe los activos totales de su familia para determinar si una family office es la forma más eficiente de administrar su patrimonio. Normalmente, las familias con activos de 100 millones de dólares o más pueden justificar los costos asociados con una family office.

Paso 3: Determinar el tipo de Family Office

  • Single Family Office (SFO): si las necesidades de su familia son amplias y prefiere el control exclusivo, considere establecer una SFO.

  • Multi Family Office (MFO): si está dispuesto a compartir servicios con otras familias para reducir costos, una MFO podría ser adecuada.

  • Hybrid Family Office (HFO): combina elementos de SFO y MFO, brindando servicios personalizados con algunos beneficios de costos compartidos.

Paso 4: Establecer estructuras de gobernanza

Desarrollar una Carta Familiar

Este documento describe la visión, los valores y la misión de la familia para el family office, sirviendo como guía para las generaciones futuras. Normalmente incluye:

  • Los principios y objetivos fundamentales que guían a la familia y sus estrategias de gestión patrimonial.

  • Políticas de alto nivel en materia de gobierno familiar y funcionamiento del family office.

  • El enfoque de la familia hacia la filantropía, la responsabilidad social y cómo desean dejar un impacto duradero.

  • Compromisos con el desarrollo y la educación de los miembros de la familia sobre gestión patrimonial.

La carta familiar trata más sobre el por qué y el qué: es una declaración de intenciones y principios que proporciona una base sobre la cual construir el marco de gobernanza.

Crear un marco de gobernanza

Decidir sobre los procesos de toma de decisiones, incluyendo:

  • ¿Quién participará en las decisiones estratégicas?

  • ¿Cómo sería la estructura de gobierno, como tener un consejo familiar, un equipo ejecutivo y consejos asesores?

  • ¿Cuáles serían los roles, responsabilidades y niveles de autoridad para todos los involucrados en la family office, desde los miembros de la familia hasta los empleados y asesores?

  • ¿Qué mecanismos de rendición de cuentas se utilizarán para monitorear el desempeño y realizar ajustes?

  • ¿Cómo se tomarán las decisiones (incluidas cuáles requieren consenso entre los miembros de la familia y cuáles pueden ser tomadas por el equipo ejecutivo)?

  • ¿Cómo se resolverán los conflictos (ya sea mediante mecanismos de mediación o arbitraje)?

  • ¿Qué políticas y directrices de gestión financiera se construirán para gestionar las inversiones, el gasto y los riesgos?

  • ¿Cómo se educará a los miembros de la familia sobre conocimientos financieros y habilidades de gobernanza?

  • ¿Cómo se actualizarán y comprometerán a todas las partes interesadas?

  • ¿Cómo se realizará la transición de los roles de liderazgo dentro de la family office?

  • ¿Cómo se involucrarán las futuras generaciones de la familia?

  • ¿Cómo se gestionarán las actividades filantrópicas o benéficas?

  • Cómo se protegerá la información familiar y financiera sensible, etc.

El marco de gobernanza trata más sobre cómo gestionar una family office y su patrimonio, centrándose en la eficacia operativa, la gestión de riesgos y garantizando que la oficina funciona sin problemas y eficientemente.

Paso 5: cree un plan de negocios

  • Descripción de Servicios: Detalla los servicios que brindará tu family office, en base a las necesidades y objetivos identificados.

  • Planificación presupuestaria: Estimar los costos operativos, incluidas las necesidades de personal, espacio de oficina y tecnología. Asegúrese de que los bienes de su familia justifiquen estos gastos.

  • Proyecciones Financieras: Desarrollar proyecciones financieras para la oficina, considerando los costos versus los beneficios que brindará.

Paso 6: Reúna un equipo profesional

  • Contratación de personal: Reclute profesionales con experiencia, incluido un director financiero (CFO), asesores de inversiones, expertos en impuestos y asesores legales. Considere la necesidad de personal administrativo y de servicios personales.

  • Asesores Externos: Identificar áreas donde se puedan requerir consultores externos, como asesoría legal especializada u oportunidades de inversión internacional.

Paso 7: Desarrollar una Declaración de Política de Inversión (IPS)

Elabore un IPS que describa los objetivos de inversión, la tolerancia al riesgo, la asignación de activos y las pautas para seleccionar inversiones de su familia. Esto servirá como hoja de ruta para gestionar el patrimonio de la familia.

  • Estructura legal: Decida la estructura legal de su family office (por ejemplo, LLC, fideicomiso y corporación) con la ayuda de expertos legales para garantizar la protección de activos y la eficiencia operativa.

  • Cumplimiento normativo: Garantice el cumplimiento de todas las regulaciones financieras y legales relevantes, incluidas las regulaciones de la SEC si su family office administrará inversiones.

Paso 9: implementar soluciones tecnológicas

  • Invierta en tecnología: Adopte software de gestión financiera, medidas de ciberseguridad y herramientas de comunicación para respaldar el funcionamiento eficiente de su family office.

Paso 10: Desarrollar estrategias de inversión

  • Asignación de activos: Desarrolle una estrategia de inversión diversificada que se alinee con la tolerancia al riesgo y los objetivos de crecimiento de su familia.

  • Gestión de riesgos: Implemente prácticas de gestión de riesgos para proteger los activos de su familia de la volatilidad del mercado y otros riesgos financieros.

Paso 11: implementar estrategias de gestión patrimonial

Con su equipo preparado y su IPS como guía, comience a administrar activamente el patrimonio de su familia. Esto incluye gestión de inversiones, planificación fiscal, planificación patrimonial y abordar cualquier necesidad específica descrita en sus objetivos.

Paso 12: Establecer esfuerzos filantrópicos

Si la filantropía es un objetivo central, establezca estructuras para donaciones caritativas, como fundaciones privadas o fondos asesorados por donantes. Defina sus objetivos filantrópicos y cómo se alinean con los valores de su familia.

Paso 13: Plan de sucesión

Desarrollar un plan de sucesión claro para garantizar transiciones fluidas de patrimonio y liderazgo dentro de la family office. Esto incluye planificación patrimonial, fideicomisos y educación de la próxima generación sobre la gestión patrimonial.

Paso 14: Establecer mecanismos de presentación de informes y evaluación

  • Seguimiento del desempeño: Configure sistemas para rastrear el desempeño de las inversiones y la eficiencia general de la family office.

  • Revisiones periódicas: Programe revisiones periódicas del desempeño de la family office, incluidas auditorías financieras y evaluaciones de la alineación de la oficina con los objetivos familiares.

Conclusión

Establecer una family office es una decisión estratégica que ofrece numerosos beneficios para gestionar el patrimonio y los asuntos de familias con un patrimonio neto ultraalto. Si sigue las instrucciones paso a paso anteriores, puede crear una family office que no sólo satisfaga sus necesidades actuales de gestión financiera sino que también asegure su legado para las generaciones futuras.

Recuerde, la clave para una family office exitosa radica en objetivos claros, una gobernanza sólida, asesoramiento experto y la flexibilidad para adaptarse a circunstancias cambiantes. Al embarcarse en este viaje, mantenga los valores de su familia en el centro de su toma de decisiones, asegurándose de que su estrategia de gestión patrimonial refleje no sólo los objetivos financieros, sino también las aspiraciones más amplias de su familia.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta riqueza se requiere para montar una family office?

Si bien no existe un mínimo estricto, establecer y operar una oficina familiar suele ser rentable para familias con activos invertibles de al menos $100 millones. Para las MFO, el umbral puede ser más bajo debido a los costos compartidos.

¿Cuáles son los primeros pasos para montar un family office?

Comience por definir los objetivos de su familia y lo que espera lograr con una family office. Luego, evalúe los activos totales de su familia para asegurarse de que una oficina familiar sea una opción viable. A continuación, decida el tipo (SFO o MFO) y los servicios que necesita.

¿Cómo elijo la jurisdicción adecuada para mi family office?

Considere factores como la estabilidad política y económica de la jurisdicción, el entorno legal y regulatorio, el régimen fiscal y la protección de la privacidad. Las jurisdicciones comunes incluyen Suiza, Singapur y ciertos estados de EE. UU. como Delaware.

¿Cuál es la estructura corporativa ideal para un family office?

La estructura debe alinearse con los objetivos, las consideraciones fiscales y los requisitos reglamentarios de su familia. Las opciones incluyen fideicomisos, compañías de responsabilidad limitada (LLC) o sociedades. Consultar con asesores legales y financieros es crucial.

¿Debo configurar mi family office como un fideicomiso o una empresa privada?

La creación de una family office como fideicomiso o empresa privada depende de varios factores, incluidos los objetivos de la familia, las necesidades de privacidad, las consideraciones fiscales y el nivel de control que desean mantener. Si la preocupación principal es la protección de activos, la privacidad y la planificación de la sucesión sin una necesidad inmediata de alta liquidez, un fideicomiso podría ser más adecuado. Los fideicomisos son particularmente ventajosos para las familias centradas en la preservación del legado y la transferencia de patrimonio intergeneracional, ya que los activos pueden transferirse sin problemas a los beneficiarios sin pasar por una sucesión. Por otro lado, si la familia valora la flexibilidad, el control sobre las inversiones y operaciones y las posibles ventajas fiscales, la creación de una empresa privada podría ser la ruta preferida. Esto es especialmente relevante para familias que participan activamente en actividades empresariales o que prefieren la gestión directa de sus activos.

¿Cómo creo un equipo para mi family office?

Identifique las competencias básicas necesarias, como gestión de inversiones, planificación jurídica, fiscal y patrimonial. Puede emplear profesionales internos y/o subcontratar determinadas funciones a empresas especializadas.

¿Cuánto tiempo lleva montar una family office?

La creación de una family office puede llevar desde varios meses hasta más de un año, dependiendo de la complejidad de las necesidades de la familia y de la estructura elegida. Esto incluye tiempo para planificar, formar un equipo, establecer marcos legales y de gobernanza y establecer una infraestructura operativa.

¿Qué costos continuos están asociados con el funcionamiento de una family office?

Los costos corrientes de una family office incluyen salarios del personal interno, honorarios de asesores y consultores externos, gastos de tecnología e infraestructura, costos de cumplimiento normativo y gastos operativos generales. Estos costos pueden variar ampliamente según el tamaño y el alcance de la family office.

¿Cómo miden las oficinas familiares el desempeño y el éxito?

Las oficinas familiares miden el desempeño y el éxito a través de indicadores clave de desempeño (KPI) adaptados a los objetivos de la familia, como el retorno de la inversión, la eficiencia de costos, la satisfacción del cliente y el logro de objetivos estratégicos. Los informes y revisiones periódicos ayudan a realizar un seguimiento del progreso y realizar los ajustes necesarios.

¿Qué consideraciones legales se deben tener en cuenta a la hora de montar un family office?

Las consideraciones legales al establecer una oficina familiar incluyen elegir la estructura legal adecuada, garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y regulatorios, redactar documentos de gobernanza y establecer fideicomisos u otros vehículos para la protección de activos y la planificación patrimonial. Consultar con expertos legales es esencial para sortear estas complejidades.

¿Cuáles son las consideraciones clave para la gobernanza en una family office?

Establecer estructuras de gobernanza claras que describan los procesos, roles y responsabilidades de toma de decisiones. Esto puede incluir la formación de un consejo familiar y el desarrollo de políticas de inversión, planificación de sucesión y resolución de conflictos.

¿Cómo puedo asegurar la sostenibilidad de mi family office?

Centrarse en la planificación estratégica a largo plazo, incluida la planificación de la sucesión, las revisiones financieras periódicas y la adaptación a las necesidades familiares cambiantes. Además, invertir en educar a las generaciones futuras sobre la gestión y la gobernanza del patrimonio.

¿Cuáles son los principales desafíos en la gestión de una family office?

Los desafíos incluyen alinear los intereses familiares, administrar los costos, navegar por leyes y regulaciones fiscales complejas, garantizar la privacidad y la seguridad y tomar decisiones de inversión estratégicas.

¿Cómo manejan las family offices el cumplimiento normativo?

Las estrategias de cumplimiento dependen de la jurisdicción y los servicios ofrecidos. Es posible que las oficinas familiares necesiten navegar por las regulaciones financieras, las leyes fiscales y los requisitos de presentación de informes, a menudo con la ayuda de asesores legales y financieros especializados.

¿Qué infraestructura tecnológica se necesita para un family office?

Una infraestructura tecnológica sólida es crucial para una gestión eficaz y la seguridad de las operaciones de la family office. Esto incluye software avanzado para gestión de carteras, gestión de riesgos e informes financieros. También se deben implementar medidas de seguridad para proteger la información y los activos confidenciales de las amenazas cibernéticas.

¿Cómo debería abordar una family office la gestión de inversiones?

La gestión de inversiones en una family office debe comenzar con una comprensión clara de los objetivos financieros a largo plazo y la tolerancia al riesgo de la familia. A menudo implica un enfoque diversificado en múltiples clases de activos para equilibrar los rendimientos potenciales con la gestión de riesgos. También es vital revisar y ajustar periódicamente la estrategia de inversión en respuesta a los cambios del mercado y los objetivos familiares.

¿Cuáles son los beneficios de tener una family office dedicada en comparación con el uso de otros servicios de gestión patrimonial?

Una family office dedicada ofrece una gestión personalizada e integral de los asuntos financieros y personales de una familia. A diferencia de los servicios tradicionales de gestión patrimonial, una family office puede ofrecer una mayor personalización, privacidad y un enfoque holístico para gestionar el patrimonio, el estilo de vida y las cuestiones legales y fiscales. También garantiza que todas las acciones estén estrechamente alineadas con los valores y necesidades específicos de la familia.