Bóc trần chi phí gián tiếp Tại sao những chi phí thiết yếu này định nghĩa thành công của doanh nghiệp
Bạn biết đấy, đôi khi trong tài chính, chúng ta bị cuốn vào những con số lớn, lấp lánh - tăng trưởng doanh thu, biên lợi nhuận, tất cả những thứ đó. Nhưng thường thì, người hùng không được ca ngợi thực sự hoặc đôi khi là kẻ phản diện ẩn mình, lẩn khuất trong bóng tối của sức khỏe tài chính của một công ty là điều gì đó kém lấp lánh hơn nhiều: chi phí chung. Nó không phải lúc nào cũng dễ dàng để phát hiện và chắc chắn không thú vị như việc ký kết một hợp đồng lớn, nhưng thật sự, nó có thể quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp.
Hãy nghĩ về nó như thế này: Bạn đang xây dựng một ngôi nhà tuyệt đẹp. Bạn có những thiết kế hoành tráng, những thợ mộc tài năng, những vật liệu đắt tiền. Nhưng sau đó có chi phí thuê văn phòng của kiến trúc sư, tiền điện cho máy tính của họ, máy pha cà phê giúp mọi người tỉnh táo và lương của nhân viên lễ tân người trả lời điện thoại. Những thứ đó không trực tiếp tạo ra ngôi nhà, phải không? Nhưng chúng hoàn toàn cần thiết cho hoạt động tạo ra nó. Đó, các bạn tôi, là chi phí chung trong một câu - những chi phí liên tục của việc điều hành một doanh nghiệp mà không trực tiếp gắn liền với việc sản xuất một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể.
Được rồi, hãy đi vào vấn đề chính. Trong thế giới kinh doanh, khi chúng ta nói về chi phí chung, chúng ta thường đề cập đến tất cả những chi phí gián tiếp giúp duy trì hoạt động, giữ cho các máy chủ hoạt động và đội ngũ làm việc hiệu quả, ngay cả khi họ không trực tiếp tạo ra những gì bạn bán. Nó giống như không khí bạn hít thở trong một văn phòng - rất quan trọng, nhưng bạn không trả tiền cho từng hơi thở một.
Đối với các nhà quản lý dự án, đặc biệt, việc hiểu và tối ưu hóa quản lý chi phí gián tiếp là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Ý tôi là, tôi đã thấy tận mắt cách một sự thiếu sót dường như nhỏ trong những chi phí gián tiếp này có thể âm thầm ăn mòn lợi nhuận của một dự án, biến một dự án đầy hứa hẹn thành một cơn đau đầu. Như Wayne Newell, một chuyên gia với hơn 35 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và xây dựng, chỉ ra, đạt được thành công trong dự án không chỉ liên quan đến các chi phí trực tiếp; nó hoàn toàn phụ thuộc vào việc giảm thiểu chi phí không cần thiết và thực hiện tính toán chính xác và dự đoán chính xác (Hướng dẫn cho các nhà quản lý dự án về các thực hành kế toán, Kiểm soát chi phí). Ông ấy hoàn toàn đúng - mọi thứ đều liên kết với nhau.
Giống như hầu hết mọi thứ trong tài chính, chi phí chung không phải là một thực thể đơn nhất. Nó có nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức đều có những đặc điểm riêng:
-
Chi phí cố định
- Đây là những chi phí mà hầu như không thay đổi, bất kể bạn sản xuất hoặc bán bao nhiêu. Hãy nghĩ đến tiền thuê nhà hàng tháng, phí bảo hiểm hoặc lương của nhân viên hành chính không trực tiếp tham gia vào sản xuất. Chúng có thể dự đoán được, điều này thì tốt, nhưng chúng cũng là một gánh nặng liên tục ngay cả khi việc kinh doanh chậm lại. Ví dụ, Đơn vị FMO Overhead CH-2101 Overhead Tommy Hayes được đề cập trong Tóm tắt Tình trạng Tài nguyên Hàng ngày (Daily Resources Status Summary) cho chỉ huy sự cố? Mức lương của ông ấy hoặc của những nhân viên “overhead” hành chính hoặc giám sát khác sẽ chủ yếu thuộc về danh mục này. Họ rất cần thiết để phối hợp các hoạt động, nhưng chi phí của họ không thay đổi theo số lượng sự cố được xử lý hàng ngày.
-
Chi phí biến đổi
Bây giờ, những chi phí này linh hoạt và thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động của bạn. Hóa đơn tiện ích (nếu chúng tăng theo mức sử dụng), chi phí vận chuyển hoặc văn phòng phẩm tăng lên khi có nhiều nhân viên hoặc dự án hơn. Nếu bạn tăng cường sản xuất, những chi phí này sẽ tăng lên. Nếu bạn giảm tốc độ, chúng sẽ giảm xuống. Thách thức với chi phí biến đổi là nó có thể tăng lên mà bạn không nhận ra nếu bạn không theo dõi cẩn thận hiệu quả hoạt động của mình.
Vậy, tại sao lại ám ảnh về điều gì đó nghe có vẻ tầm thường như vậy? Bởi vì việc hiểu và quản lý chi phí chung không chỉ là tiết kiệm một vài đồng; nó là điều cơ bản cho sức khỏe tài chính, sự linh hoạt và thậm chí là khả năng thích ứng với những biến động bất ngờ của thị trường của một công ty.
-
Bảo vệ Lợi nhuận
Mỗi đô la tiết kiệm được trong chi phí chung, thực sự, là một đô la được thêm vào lợi nhuận của bạn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng của bạn. Nếu bạn có thể giữ cho chi phí gián tiếp của mình gọn gàng, bạn sẽ tạo ra nhiều không gian hơn cho biên lợi nhuận của mình, làm cho doanh nghiệp của bạn trở nên bền vững và hấp dẫn hơn đối với các nhà đầu tư. Trong một thế giới mà biên lợi nhuận luôn bị siết chặt, quản lý chi phí chung hiệu quả là một lợi thế cạnh tranh. Đó là sự khác biệt giữa việc chỉ tồn tại và thực sự phát triển.
-
Linh hoạt chiến lược
Một doanh nghiệp có chi phí quản lý cao và không kiểm soát được giống như một con tàu nặng - chậm quay đầu. Khi gặp phải những cơn gió ngược bất ngờ, như sự thay đổi trong chính sách của chính phủ, thì khối lượng đó có thể trở thành một vấn đề thực sự.
- Xem xét các báo cáo gần đây từ Q2 2025, nơi nhà phát triển năng lượng gió ngoài khơi Equinor và nhà sản xuất pin và xe điện Tesla báo cáo gặp khó khăn do chính sách của Mỹ thay đổi (Factor This™ Energy Understood). Mặc dù các chi tiết không được nêu rõ, nhưng những thay đổi chính sách như vậy có thể dẫn đến các chi phí tuân thủ không lường trước, yêu cầu báo cáo mới hoặc thậm chí là trì hoãn dự án - tất cả những điều này có thể làm tăng chi phí cố định của một công ty và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của họ. Hãy tưởng tượng có các chi phí cố định gắn liền với các dự án bỗng trở nên kém khả thi. Ôi. Tương tự, khi DOE chấm dứt khoản tài trợ 4,9 tỷ USD cho một đường truyền liên vùng quan trọng, như Grain Belt Express (Factor This™ Energy Understood), điều đó tạo ra một sự chuyển dịch tài chính lớn. Ngay cả khi Invenergy nói rằng Grain Belt Express sẽ tiếp tục bất chấp quyết định của DOE (Factor This™ Energy Understood), họ giờ đây phải quản lý những gánh nặng tài chính tiềm ẩn, không được lên kế hoạch có thể làm tăng chi phí dự án của họ. Đây không chỉ là chi phí dự án trực tiếp; chúng có thể lan tỏa thành chi phí tài chính tăng cao, phí pháp lý hoặc nỗ lực hành chính mở rộng để đảm bảo nguồn tài trợ thay thế.
-
Kích Thích Thành Công Dự Án
- Đối với bất kỳ ai trong quản lý dự án, như tôi, điều đó rất rõ ràng: bạn có thể ước lượng chi phí lao động trực tiếp và chi phí vật liệu đến từng xu, nhưng nếu bạn bỏ qua việc phân bổ chi phí chung, ngân sách dự án của bạn sẽ như một ngôi nhà bằng thẻ. Một “Hướng dẫn cho các nhà quản lý dự án về các thực hành kế toán” cho tháng 11 năm 2025 nhấn mạnh rằng thành công đòi hỏi quản lý chiến lược và tối ưu hóa quản lý chi phí chung (Hướng dẫn cho các nhà quản lý dự án về các thực hành kế toán, Kiểm soát chi phí). Không chỉ là việc tính toán số liệu; mà còn là việc đưa ra những quyết định thông minh ảnh hưởng đến việc thực hiện thực tế.
Thật thú vị khi cùng một từ có thể mang ý nghĩa hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh. Trong khi chúng ta chủ yếu đã nói về chi phí hoạt động, thuật ngữ “overhead” cũng xuất hiện trong các cuộc thảo luận tài chính khác.
Ví dụ, nếu bạn đã từng thử nghiệm với việc phân tích biểu đồ thị trường chứng khoán, bạn có thể đã nghe các nhà phân tích nói về “kháng cự trên đầu.” Investopedia gần đây đã nhấn mạnh cách các nhà đầu tư nên theo dõi các khu vực kháng cự chính trên biểu đồ của Kohl’s quanh mức $29, $45 và $64 (Investopedia). Ở đây, “trên đầu” đề cập đến các mức giá mà một cổ phiếu có thể gặp phải áp lực bán, hoạt động như một trần cho sự tăng trưởng của nó. Đây là một khái niệm tài chính, chắc chắn, nhưng nó liên quan đến tâm lý thị trường và động lực cung/cầu, không phải hóa đơn tiện ích của một công ty. Điều này cho thấy, ngữ cảnh là tất cả!
Từ góc nhìn của tôi, sau khi đã điều hướng qua các dòng chảy tài chính trong nhiều ngành công nghiệp, đây là một vài suy nghĩ về việc xử lý chi phí chung một cách hiệu quả:
-
Biết Rõ Số Của Bạn, Một Cách Sâu Sắc
Bạn không thể quản lý những gì bạn không đo lường. Hãy chi tiết với các báo cáo tài chính của bạn. Hiểu từng mục chi tiết nằm trong chi phí gián tiếp. Liệu rằng đăng ký đó có thực sự cần thiết không? Bạn có thể thương lượng một mức giá tốt hơn cho các vật phẩm văn phòng của mình không? Hãy xem xét mọi thứ một cách kỹ lưỡng.
- Nó giống như việc kiểm tra tủ đựng thức ăn của bạn; bạn có thể tìm thấy những món đã hết hạn hoặc những thứ bạn đã mua nhưng chưa bao giờ sử dụng. Cùng một khái niệm, chỉ khác là với tiền.
-
Ôm lấy Công nghệ (Một cách Khôn ngoan)
- Tự động hóa có thể giảm thiểu đáng kể chi phí quản lý. Các công cụ dựa trên đám mây, AI cho phân tích dữ liệu, thậm chí phần mềm đơn giản để theo dõi chi phí có thể thay thế các nhiệm vụ thủ công, giải phóng nguồn lực con người quý giá và giảm thiểu sai sót. Nhưng đây là điều quan trọng: đừng chỉ mua công nghệ mới sáng bóng chỉ vì công nghệ. Hãy đảm bảo rằng nó thực sự đơn giản hóa quy trình và không chỉ thêm một lớp phức tạp (và chi phí!) nữa.
-
Thúc đẩy một nền văn hóa tiết kiệm chi phí
Quản lý chi phí không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận tài chính. Đó là trách nhiệm của tất cả mọi người. Khuyến khích nhân viên suy nghĩ về chi phí - từ việc tắt đèn đến việc đặt câu hỏi về những chuyến đi không cần thiết. Khi mọi người đều cảm thấy có trách nhiệm, khoản tiết kiệm tập thể có thể rất lớn. Tôi đã từng làm việc cho một công ty nơi họ có một “sáng kiến xanh” mà, mặc dù cao quý, cũng vô tình khuyến khích việc sử dụng năng lượng có ý thức, điều này đã có một tác động tuyệt vời và có thể đo lường được đến chi phí tiện ích của chúng tôi. Nó cảm thấy ít giống như một biện pháp cắt giảm chi phí và nhiều hơn như một giá trị chung.
-
Đánh giá và điều chỉnh định kỳ
Cảnh quan kinh doanh luôn thay đổi, như đã thấy với tác động của chính sách đối với các công ty như Equinor và Tesla (Factor This™ Energy Understood). Những gì hiệu quả hôm qua có thể trở nên lãng phí vào ngày mai. Hãy lên lịch đánh giá định kỳ chi phí của bạn. Có giải pháp mới nào hiệu quả về chi phí hơn cho phần mềm của bạn không? Đội ngũ của bạn có phát triển đến mức bạn cần đánh giá lại không gian của mình không?
- Đây không phải là một nhiệm vụ có thể thiết lập và quên đi. Đây là một quá trình liên tục, năng động.
Cuối cùng, quản lý chi phí chung không phải là việc tiết kiệm; mà là việc thông minh. Đó là đảm bảo rằng mỗi đô la chi tiêu đều đóng góp có ý nghĩa vào các mục tiêu kinh doanh của bạn. Bằng cách hiểu chi phí chung là gì, theo dõi nó một cách chăm chỉ và chủ động tìm kiếm cách tối ưu hóa nó, bạn giúp doanh nghiệp của mình trở nên có lợi nhuận hơn, kiên cường hơn và chuẩn bị tốt hơn cho bất kỳ thử thách nào mà tương lai mang lại. Vì vậy, lần tới khi bạn xem xét các báo cáo tài chính, hãy dành một chút thời gian để ghi nhận anh hùng (hoặc kẻ phản diện) thường bị bỏ qua của bảng cân đối kế toán: chi phí chung. Đó là một lực lượng im lặng, nhưng vô cùng mạnh mẽ, trong câu chuyện tài chính của bạn.
Tài liệu tham khảo
Chi phí chung trong kinh doanh là gì?
Chi phí chung đề cập đến các chi phí gián tiếp cần thiết để vận hành một doanh nghiệp mà không liên quan đến việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.
Quản lý chi phí chung có thể cải thiện lợi nhuận như thế nào?
Bằng cách giảm thiểu chi phí quản lý, các doanh nghiệp có thể tăng cường biên lợi nhuận và tạo ra nhiều linh hoạt tài chính hơn.