Bóc trần chi phí gián tiếp: Tại sao những chi phí thiết yếu này định nghĩa thành công của doanh nghiệp
Bạn biết đấy, đôi khi trong tài chính, chúng ta bị cuốn vào những con số lớn, lấp lánh - tăng trưởng doanh thu, biên lợi nhuận, tất cả những thứ đó. Nhưng thường thì, người hùng không được ca ngợi thực sự hoặc đôi khi là kẻ phản diện ẩn mình, lẩn khuất trong bóng tối của sức khỏe tài chính của một công ty là điều gì đó kém lấp lánh hơn nhiều: chi phí chung. Nó không phải lúc nào cũng dễ dàng để phát hiện và chắc chắn không thú vị như việc ký kết một hợp đồng lớn, nhưng thật sự, nó có thể quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp.
Hãy nghĩ về nó như thế này: Bạn đang xây dựng một ngôi nhà tuyệt đẹp. Bạn có những thiết kế hoành tráng, những thợ mộc tài năng, những vật liệu đắt tiền. Nhưng sau đó có chi phí thuê văn phòng của kiến trúc sư, tiền điện cho máy tính của họ, máy pha cà phê giúp mọi người tỉnh táo và lương của nhân viên lễ tân người trả lời điện thoại. Những thứ đó không trực tiếp tạo ra ngôi nhà, phải không? Nhưng chúng hoàn toàn cần thiết cho hoạt động tạo ra nó. Đó, các bạn tôi, là chi phí chung trong một câu - những chi phí liên tục của việc điều hành một doanh nghiệp mà không trực tiếp gắn liền với việc sản xuất một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể.
Được rồi, hãy đi vào vấn đề chính. Trong thế giới kinh doanh, khi chúng ta nói về chi phí chung, chúng ta thường đề cập đến tất cả những chi phí gián tiếp giúp duy trì hoạt động, giữ cho các máy chủ hoạt động và đội ngũ làm việc hiệu quả, ngay cả khi họ không trực tiếp tạo ra những gì bạn bán. Nó giống như không khí bạn hít thở trong một văn phòng - rất quan trọng, nhưng bạn không trả tiền cho từng hơi thở một.
Đối với các nhà quản lý dự án, đặc biệt, việc hiểu và tối ưu hóa quản lý chi phí gián tiếp là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Ý tôi là, tôi đã thấy tận mắt cách một sự thiếu sót dường như nhỏ trong những chi phí gián tiếp này có thể âm thầm ăn mòn lợi nhuận của một dự án, biến một dự án đầy hứa hẹn thành một cơn đau đầu. Như Wayne Newell, một chuyên gia với hơn 35 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và xây dựng, chỉ ra, đạt được thành công trong dự án không chỉ liên quan đến các chi phí trực tiếp; nó hoàn toàn phụ thuộc vào việc giảm thiểu chi phí không cần thiết và thực hiện tính toán chính xác và dự đoán chính xác (Hướng dẫn cho các nhà quản lý dự án về các thực hành kế toán, Kiểm soát chi phí). Ông ấy hoàn toàn đúng - mọi thứ đều liên kết với nhau.
Giống như hầu hết mọi thứ trong tài chính, chi phí chung không phải là một thực thể đơn nhất. Nó có nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức đều có những đặc điểm riêng:
-
Chi phí cố định
- These are the costs that stay pretty much the same, regardless of how much you produce or sell. Think of your monthly rent, insurance premiums or the salaries of administrative staff who aren’t directly involved in production. They’re predictable, which is nice, but they’re also a constant drain even if business slows down.
- For example, that Overhead CH-2101 Unit FMO Overhead Tommy Hayes mentioned in the Daily Resources Status Summary (Daily Resources Status Summary) for incident command? His salary or that of other administrative or supervisory “overhead” personnel, would largely fall into this category. They’re essential for coordinating operations, but their cost doesn’t fluctuate with the number of incidents handled daily.
-
Chi phí biến đổi
- Now, these costs flex and change depending on your activity levels. Utility bills (if they scale with usage), shipping costs or office supplies that increase with more employees or projects. If you ramp up production, these costs go up. If you slow down, they decrease.
- The challenge with variable overhead is that it can creep up on you if you’re not carefully monitoring your operational efficiency.
Vậy, tại sao lại ám ảnh về điều gì đó nghe có vẻ tầm thường như vậy? Bởi vì việc hiểu và quản lý chi phí chung không chỉ là tiết kiệm một vài đồng; nó là điều cơ bản cho sức khỏe tài chính, sự linh hoạt và thậm chí là khả năng thích ứng với những biến động bất ngờ của thị trường của một công ty.
-
Bảo vệ Lợi nhuận
- Every dollar saved in overhead is, quite literally, a dollar added to your bottom line. It directly impacts your net profit. If you can keep your indirect costs lean, you create more breathing room for your profit margins, making your business more resilient and attractive to investors.
- In a world where margins are constantly squeezed, effective overhead management is a competitive advantage. It’s the difference between merely surviving and truly thriving.
-
Linh hoạt chiến lược
- A business with high, uncontrolled overhead is like a heavy ship – slow to turn. When unexpected headwinds hit, like shifting government policies, that bulk can be a real problem.
- Consider the recent reports from Q2 2025, where offshore wind developer Equinor and battery and EV maker Tesla reported suffering from shifting US policy (Factor This™ Energy Understood). While the specifics aren’t detailed, such policy changes can translate into unforeseen compliance costs, new reporting requirements or even project delays – all of which can bloat a company’s overhead and impact their financial reports. Imagine having fixed costs tied to projects that suddenly become less viable. Ouch.
- Similarly, when the DOE terminated $4.9B funding for a critical interregional transmission line, like the Grain Belt Express (Factor This™ Energy Understood), that creates a massive financial shift. Even if Invenergy says the Grain Belt Express will go forward despite the DOE decision (Factor This™ Energy Understood), they now have to manage potentially significant, unplanned financial burdens that could elevate their project overhead. These aren’t just direct project costs; they could ripple into increased financing costs, legal fees or expanded administrative efforts to secure alternative funding.
-
Kích Thích Thành Công Dự Án
- For anyone in project management, like myself, it’s clear: you can estimate direct labor and material costs down to the penny, but if you ignore the overhead allocation, your project budget is a house of cards. A “Project Managers Guide to Accounting Practices” for November 2025 stresses that success requires strategic management and optimizing overhead management (Project Managers Guide to Accounting Practices, Cost Controls). It’s not just about crunching numbers; it’s about making smart decisions that affect the actual execution.
Thật thú vị khi cùng một từ có thể mang ý nghĩa hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh. Trong khi chúng ta chủ yếu đã nói về chi phí hoạt động, thuật ngữ “overhead” cũng xuất hiện trong các cuộc thảo luận tài chính khác.
Ví dụ, nếu bạn đã từng thử nghiệm với việc phân tích biểu đồ thị trường chứng khoán, bạn có thể đã nghe các nhà phân tích nói về “kháng cự trên đầu.” Investopedia gần đây đã nhấn mạnh cách các nhà đầu tư nên theo dõi các khu vực kháng cự chính trên biểu đồ của Kohl’s quanh mức $29, $45 và $64 (Investopedia). Ở đây, “trên đầu” đề cập đến các mức giá mà một cổ phiếu có thể gặp phải áp lực bán, hoạt động như một trần cho sự tăng trưởng của nó. Đây là một khái niệm tài chính, chắc chắn, nhưng nó liên quan đến tâm lý thị trường và động lực cung/cầu, không phải hóa đơn tiện ích của một công ty. Điều này cho thấy, ngữ cảnh là tất cả!
Từ góc nhìn của tôi, sau khi đã điều hướng qua các dòng chảy tài chính trong nhiều ngành công nghiệp, đây là một vài suy nghĩ về việc xử lý chi phí chung một cách hiệu quả:
-
Biết Rõ Số Của Bạn, Một Cách Sâu Sắc
- You can’t manage what you don’t measure. Get granular with your financial reports. Understand every single line item that falls under indirect costs. Is that subscription really necessary? Can you negotiate a better rate on your office supplies? Scrutinize everything.
- It’s like auditing your pantry; you might find expired items or things you bought but never used. Same concept, just with money.
-
Ôm lấy Công nghệ (Một cách Khôn ngoan)
- Automation can cut down on administrative overhead significantly. Cloud-based tools, AI for data analysis, even simple software for expense tracking can replace manual tasks, freeing up valuable human resources and reducing errors.
- But here’s the kicker: don’t just buy shiny new tech for tech’s sake. Make sure it genuinely streamlines processes and isn’t just adding another layer of complexity (and cost!).
-
Thúc đẩy một nền văn hóa tiết kiệm chi phí
- Overhead management isn’t just the finance department’s job. It’s everyone’s. Encourage employees to think about costs – from turning off lights to questioning unnecessary travel. When everyone feels ownership, the collective savings can be immense.
- I once worked for a company where they had a “green initiative” that, while noble, also inadvertently encouraged mindful energy use, which had a fantastic, measurable impact on our utility overhead. It felt less like a cost-cutting measure and more like a shared value.
-
Đánh giá và điều chỉnh định kỳ
- The business landscape is always shifting, as seen with policy impacts on companies like Equinor and Tesla (Factor This™ Energy Understood). What was efficient yesterday might be wasteful tomorrow. Schedule regular reviews of your overhead. Are there new, more cost-effective solutions for your software? Has your team grown so much that you need to re-evaluate your space?
- This isn’t a set-it-and-forget-it kind of task. It’s an ongoing, dynamic process.
Cuối cùng, quản lý chi phí chung không phải là việc tiết kiệm; mà là việc thông minh. Đó là đảm bảo rằng mỗi đô la chi tiêu đều đóng góp có ý nghĩa vào các mục tiêu kinh doanh của bạn. Bằng cách hiểu chi phí chung là gì, theo dõi nó một cách chăm chỉ và chủ động tìm kiếm cách tối ưu hóa nó, bạn giúp doanh nghiệp của mình trở nên có lợi nhuận hơn, kiên cường hơn và chuẩn bị tốt hơn cho bất kỳ thử thách nào mà tương lai mang lại. Vì vậy, lần tới khi bạn xem xét các báo cáo tài chính, hãy dành một chút thời gian để ghi nhận anh hùng (hoặc kẻ phản diện) thường bị bỏ qua của bảng cân đối kế toán: chi phí chung. Đó là một lực lượng im lặng, nhưng vô cùng mạnh mẽ, trong câu chuyện tài chính của bạn.
Tài liệu tham khảo
Chi phí chung trong kinh doanh là gì?
Chi phí chung đề cập đến các chi phí gián tiếp cần thiết để vận hành một doanh nghiệp mà không liên quan đến việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.
Quản lý chi phí chung có thể cải thiện lợi nhuận như thế nào?
Bằng cách giảm thiểu chi phí quản lý, các doanh nghiệp có thể tăng cường biên lợi nhuận và tạo ra nhiều linh hoạt tài chính hơn.