Các Nhân Viên Thu Nợ Thực Sự Làm Gì? Bên Trong Ngành Công Nghiệp Đang Phát Triển
Hãy thẳng thắn, nợ là một phần của cuộc sống đối với nhiều người trong chúng ta, cho dù đó là số dư thẻ tín dụng, khoản vay sinh viên hay thậm chí là một hóa đơn chưa thanh toán từ một khách hàng doanh nghiệp. Và nơi có nợ, thường có một người thu nợ. Nhưng điều đó thực sự có nghĩa là gì? Chỉ là những cuộc gọi điện thoại không ngừng và những bức thư nghiêm khắc hay có điều gì đó hơn thế trong ngành này? Sau khi dành một khoảng thời gian đáng kể trong sự nghiệp của mình để tìm hiểu sâu về fintech, khám phá các công cụ tài chính và các công nghệ phức tạp điều hành thế giới tài chính của chúng ta, tôi đã thấy tận mắt cách thức thu nợ hoạt động, từ những ngân hàng lớn nhất đến các cơ quan chính phủ. Tôi thậm chí đã có vinh dự viết cho những tên tuổi lớn trong ngành như HSBC và Plaid (Kolleno, Phần mềm thu nợ tốt nhất tương thích với Workday, Charlie Braithwaite, 25 tháng 7 năm 2025), vì vậy hãy tin tôi, đây không chỉ là những cuộc trò chuyện lý thuyết.
Nó thường bị hiểu lầm, nhưng thế giới thu hồi nợ phức tạp và đang phát triển nhanh chóng hơn nhiều người nhận ra. Nó không chỉ là việc đuổi theo tiền; mà còn là quản lý mối quan hệ, hiểu biết về quy định và, ngày càng nhiều, tận dụng công nghệ tiên tiến. Vì vậy, hãy cùng bóc tách các lớp và nhìn nhận một cách thẳng thắn về những gì một người thu hồi nợ thực sự làm, cách mà trò chơi đang thay đổi và điều đó có ý nghĩa gì đối với tất cả những người liên quan.
Về bản chất, một người thu nợ là ai đó hoặc một thực thể, làm việc để thu hồi tiền nợ trên các tài khoản quá hạn. Đơn giản, đúng không? Nhưng thực tế thì phức tạp hơn nhiều. Hãy nghĩ về điều đó: khi bạn không thanh toán một hóa đơn, số tiền đó không tự dưng biến mất. Ai đó, ở đâu đó, đang mất số tiền đó và họ muốn lấy lại. Đó là lúc các nhân viên thu nợ xuất hiện.
Có một vài loại mà bạn có thể gặp phải:
- Người thu hồi nợ bên thứ nhất: Đây thường là các nhóm nội bộ trong một công ty sở hữu khoản nợ. Có thể đó là bộ phận thu hồi nợ của ngân hàng của bạn hoặc công ty tiện ích của bạn đang cố gắng thu hồi một hóa đơn quá hạn. Họ vẫn là một phần của chủ nợ ban đầu.
- Cơ Quan Thu Nợ Bên Thứ Ba: Đây là những doanh nghiệp riêng biệt được thuê bởi chủ nợ gốc để thu hồi nợ thay mặt cho họ. Họ thường tính một phần trăm của số tiền thu hồi được hoặc một khoản phí cố định. Đây có lẽ là điều mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi họ nghe “người thu nợ.”
- Người Mua Nợ: Đây là một lĩnh vực hoàn toàn khác. Những thực thể này thực sự mua nợ quá hạn từ các chủ nợ gốc với một phần nhỏ giá trị danh nghĩa của nó. Khi họ sở hữu nợ, họ cố gắng thu hồi toàn bộ số tiền, giữ lại phần chênh lệch như lợi nhuận. Đây là một khía cạnh rủi ro hơn, nhưng có khả năng mang lại lợi nhuận rất lớn.
Mục đích chính của họ? Để thu hồi các khoản nợ chưa thanh toán, đơn giản và rõ ràng. Nhưng, thật lòng mà nói, đối với nhiều đội ngũ tài chính, đó là một cuộc chiến không bao giờ kết thúc. “Hầu hết các đội ngũ tài chính dành quá nhiều thời gian để đuổi theo các khoản thanh toán. Không phải vì khách hàng không trả tiền, mà vì các hệ thống không giao tiếp với nhau,” Charlie Braithwaite (Kolleno, Phần Mềm Thu Nợ Tốt Nhất Tương Thích Với Workday, 25 Tháng 7 Năm 2025) cho biết. Đây không chỉ là một cơn đau đầu nhỏ; mà là một gánh nặng lớn đối với nguồn lực và dòng tiền.
Nhớ vấn đề mà Charlie đã nêu ra về việc các hệ thống không giao tiếp với nhau chứ? Đó là lúc công nghệ xuất hiện như một siêu anh hùng. Trong nhiều năm, việc thu hồi nợ thực sự là một mớ hỗn độn thủ công. Các cuộc gọi điện thoại, bảng tính, ghi chú dán, có thể là một vài cơ sở dữ liệu sơ khai - nó thật cồng kềnh, không hiệu quả và dễ mắc lỗi do con người.
Nhưng mọi thứ đang thay đổi nhanh chóng, đặc biệt là với sự gia tăng của các công cụ quản lý tài chính tinh vi. Hãy tưởng tượng việc cố gắng quản lý tài chính cho một tổ chức như Hạt Prince William, Virginia, với ngân sách quỹ chung lên tới 1,98 tỷ đô la cho năm tài chính 2026 (GFOA, Bảng việc làm, 23 tháng 7 năm 2025). Các quy trình thủ công sẽ không đủ.
Đây là nơi phần mềm thu hồi nợ chuyên dụng trở nên thiết yếu. Nếu bạn đang vận hành một hệ thống mạnh mẽ như Workday Financial Management, chẳng hạn, việc tích hợp công cụ thu hồi nợ phù hợp là một bước ngoặt. Nó giúp “thay thế các quy trình thủ công bằng các quy trình làm việc thông minh, kết nối” (Kolleno, Phần Mềm Thu Hồi Nợ Tốt Nhất Tương Thích Với Workday, Charlie Braithwaite, 25 Tháng 7 Năm 2025). Chúng ta đang nói về tự động hóa, phân tích dự đoán và cái nhìn rõ ràng về các khoản phải thu của bạn.
Hãy nghĩ về những lợi ích:
- Nhắc nhở Tự động: Không còn phải gửi email hoặc gọi điện thoại thủ công cho mỗi hóa đơn quá hạn. Phần mềm có thể tự động thực hiện điều đó, nâng cao khi cần thiết.
Dữ liệu Tập trung: Tất cả các giao tiếp với khách hàng, lịch sử thanh toán và nỗ lực thu hồi đều ở một nơi. Không còn phải tìm kiếm qua các hệ thống khác nhau nữa.
Cải thiện khả năng nhìn thấy dòng tiền: Với các bảng điều khiển thời gian thực, các đội tài chính có thể thấy chính xác ai nợ bao nhiêu, khoản nợ đã bao lâu và khả năng thu hồi là bao nhiêu. Điều này “cải thiện khả năng nhìn thấy dòng tiền của bạn” một cách đáng kể (Kolleno, Phần mềm thu hồi nợ tốt nhất tương thích với Workday, Charlie Braithwaite, 25 tháng 7 năm 2025).
Ưu tiên thông minh hơn: Một số công cụ này sử dụng AI để giúp xác định những khoản nợ nào có khả năng thu hồi cao nhất, cho phép các nhà thu hồi tập trung nỗ lực của họ vào những nơi mà họ sẽ hiệu quả nhất.
Thị trường đang sôi động với các giải pháp. Thậm chí còn có “5 Giải Pháp Phần Mềm Thu Nợ Hàng Đầu Tích Hợp Với Workday,” được thiết kế đặc biệt cho hoặc với các tích hợp đã được chứng minh vào hệ sinh thái Workday (Kolleno, Phần Mềm Thu Nợ Tốt Nhất Tương Thích Với Workday, Charlie Braithwaite, 25 Tháng 7 2025). Đây không chỉ là những nền tảng chung; chúng được xây dựng để giải quyết các thách thức tích hợp cụ thể, giúp cuộc sống của giám đốc tài chính dễ dàng hơn rất nhiều.
Bây giờ, đây là phần quan trọng: thu hồi nợ không phải là một cuộc chơi tự do. Đây là một ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ và có lý do chính đáng. Không ai muốn bị quấy rối hoặc bị lừa dối. Có những quy định nghiêm ngặt để bảo vệ người tiêu dùng khỏi các hành vi lạm dụng, không công bằng hoặc lừa đảo.
Đối với khách hàng cá nhân, các quy định này là rất quan trọng. Ví dụ, Ngân hàng Trung ương Ả Rập Saudi (SAMA) có “Quy định và Thủ tục Thu hồi Nợ cho Khách hàng Cá nhân” toàn diện (SAMA, Quy định và Thủ tục Thu hồi Nợ cho Khách hàng Cá nhân). Mặc dù các chi tiết có thể khác nhau theo vùng và quốc gia, nguyên tắc cơ bản là phổ quát: các nhân viên thu hồi nợ phải hoạt động trong các ranh giới pháp lý và đạo đức. Điều này có nghĩa là không gọi điện vào giờ không hợp lý, không đe dọa và chắc chắn không chia sẻ thông tin cá nhân một cách bừa bãi.
Ngay cả các cơ quan chính phủ cũng xử lý nợ và yêu cầu và họ hoạt động theo các quy trình nghiêm ngặt. Dịch vụ Tài chính và Kế toán Quốc phòng (DFAS), một tổ chức chính thức của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, cung cấp dịch vụ thanh toán cho toàn bộ Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ và xử lý “Nợ & Yêu cầu” như một phần của dịch vụ khách hàng của mình (DFAS, Dịch vụ Tài chính Kế toán Quốc phòng). Điều này không chỉ đơn thuần là thu thập; mà còn là tuân thủ các hướng dẫn liên bang và đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm. Thực tế, DFAS gần đây đã cung cấp “hỗ trợ quan trọng” cho Cơ quan Hậu cần Quốc phòng (DLA) giúp họ đạt được cuộc kiểm toán sạch đầu tiên cho năm tài chính 2024 (DFAS, Dịch vụ Tài chính Kế toán Quốc phòng, Samuel Ameen, 24 tháng 7 năm 2025). Điều này làm nổi bật các tiêu chuẩn nghiêm ngặt và chuyên môn cần thiết trong các hoạt động tài chính, bao gồm quản lý nợ, trong các cơ quan chính phủ lớn.
Mặc dù có tất cả các quy định và tiến bộ công nghệ, yếu tố con người trong việc thu hồi nợ là không thể tránh khỏi và đôi khi nó có thể dẫn đến sự căng thẳng. Hãy thành thật, nhận được một cuộc gọi về một hóa đơn chưa thanh toán hiếm khi là một trải nghiệm dễ chịu, ngay cả khi khoản nợ là hợp pháp.
Xem xét cảm xúc của khách hàng đối với một số dịch vụ tài chính. Ví dụ, Lincoln Financial Group, một người chơi lớn trong lĩnh vực dịch vụ và tư vấn tài chính, hiện đang giữ mức đánh giá trung bình chỉ 1.2 trên 5 sao dựa trên 235 đánh giá trên Yelp (Yelp, Đánh giá Lincoln Financial Group). Mức đánh giá rõ ràng này “cho thấy rằng hầu hết khách hàng thường không hài lòng” (Yelp, Đánh giá Lincoln Financial Group). Mặc dù điều này không chỉ liên quan đến việc thu hồi nợ, nhưng nó phản ánh một thách thức lớn hơn về dịch vụ khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ tài chính, nơi mà những tương tác nhạy cảm, bao gồm cả những vấn đề liên quan đến tài chính và có thể là nợ, là rất quan trọng. Nó nhấn mạnh nhu cầu thiết yếu đối với những người thu hồi nợ, dù là trong nhà hay bên thứ ba, phải tiếp cận công việc của họ với sự đồng cảm, tính chuyên nghiệp và sự hiểu biết rõ ràng về quyền lợi của người tiêu dùng.
Mặt khác, khi các hoạt động tài chính được quản lý với chuyên môn và sự chính trực, kết quả có thể rất tích cực. Chỉ cần nhìn vào ví dụ về vai trò của DFAS trong việc giúp DLA đạt được một cuộc kiểm toán sạch. Điều này không chỉ liên quan đến con số; mà còn về các thực tiễn tài chính vững chắc và việc xử lý hiệu quả tất cả các dòng tiền, bao gồm nợ và yêu cầu, góp phần vào sự tin tưởng của công chúng và thành công trong hoạt động. Đây là một minh chứng cho thực tế rằng quản lý tài chính hiệu quả, trong đó việc thu nợ là một phần, là hoàn toàn cần thiết cho sự ổn định và uy tín của bất kỳ tổ chức lớn nào, dù là công hay tư.
Thu hồi nợ không chỉ dành cho các cơ quan chuyên môn; nó là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính tổng thể, đặc biệt là trong các tổ chức lớn. Hãy xem vai trò của Giám đốc Tài chính (CFO). Khi một quận như Quận Prince William, Virginia, đang tìm kiếm một CFO, họ đang tìm kiếm một “nhà lãnh đạo hoạt động tài chính với niềm đam mê phục vụ công cộng” (GFOA, Bảng việc làm, 23 Tháng 7 2025). Vị trí này, có thể có mức lương từ $160,899.38 đến $267,681.19 (GFOA, Bảng việc làm, 23 Tháng 7 2025), không chỉ đơn thuần là ký các séc.
Một Giám đốc Tài chính của một quận “dự kiến sẽ tăng lên 520.000 vào năm 2030” và quản lý một “ngân sách quỹ chung 1,98 tỷ đô la cho năm tài chính 2026” (GFOA, Bảng việc làm, 23 tháng 7 năm 2025) có một trách nhiệm lớn. Một phần quan trọng trong việc duy trì sức khỏe tài chính như vậy và một “xếp hạng tín dụng AAA từ cả ba cơ quan lớn (S&P Global, Moody’s và Fitch)” (GFOA, Bảng việc làm, 23 tháng 7 năm 2025) là quản lý hiệu quả các khoản phải thu và, đúng vậy, thu hồi nợ. Nếu tiền không được thu hồi hiệu quả, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và, cuối cùng, các dịch vụ công. Tất cả đều liên kết với nhau.
Vậy, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Tôi dự đoán sẽ có sự tích hợp công nghệ lớn hơn nữa. Chúng ta đang nói về phân tích dự đoán dựa trên AI có thể dự đoán khả năng thu hồi, các chiến lược giao tiếp cá nhân hóa hơn dựa trên dữ liệu và một sự nhấn mạnh mạnh mẽ hơn vào tuân thủ và thực hành đạo đức. Mục tiêu sẽ là làm cho quy trình trở nên hiệu quả hơn, ít đối kháng hơn và cuối cùng, thành công hơn cho các chủ nợ, trong khi vẫn công bằng và tôn trọng đối với các con nợ.
Mang đi
Thu hồi nợ, về bản chất, là một chức năng quan trọng trong hệ sinh thái tài chính, đảm bảo rằng tiền được chuyển đến nơi nó thuộc về. Đây là một lĩnh vực đang nhanh chóng chuyển mình với công nghệ, từ những quy trình thủ công lỗi thời sang các hệ thống thông minh, tích hợp. Nhưng giữa tất cả sự đổi mới và tự động hóa, nó vẫn mang tính chất con người, đòi hỏi một sự cân bằng tinh tế giữa tuân thủ, hiệu quả và sự đồng cảm. Đối với bất kỳ ai tham gia, dù là người thu hồi nợ, con nợ hay chuyên gia tài chính, việc hiểu những lớp này là chìa khóa để điều hướng trong bối cảnh thường phức tạp này.
Tài liệu tham khảo
Các loại thu hồi nợ khác nhau là gì?
Có các nhà thu hồi nợ bên thứ nhất, các cơ quan thu hồi nợ bên thứ ba và những người mua nợ, mỗi bên có vai trò riêng trong quy trình thu hồi nợ.
Công nghệ đang thay đổi việc thu hồi nợ như thế nào?
Công nghệ tự động hóa các quy trình, cải thiện khả năng hiển thị dòng tiền và nâng cao quản lý dữ liệu, làm cho việc thu hồi nợ trở nên hiệu quả hơn.