Cấu trúc Văn phòng Gia đình Đơn lẻ để Quản lý Tài sản

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về cơ cấu quản lý và công ty của văn phòng một gia đình (SFO) được thiết kế để quản lý tài sản và các vấn đề cá nhân một cách hiệu quả của những gia đình giàu có. Cấu trúc này cần vừa linh hoạt vừa mạnh mẽ để thích ứng với nhu cầu ngày càng tăng của gia đình, đồng thời đảm bảo tuân thủ & quản trị, quản lý rủi ro và sự phù hợp với các giá trị và mục tiêu của gia đình. Đây là lời giải thích chi tiết:

Cấu trúc công ty của một văn phòng gia đình có thể thay đổi đáng kể dựa trên các yếu tố như quy mô tài sản của gia đình, mục tiêu của họ và những cân nhắc về quy định. Thông thường, các văn phòng gia đình đơn lẻ (SFO) được cấu trúc như các công ty tư nhân, quỹ tín thác hoặc kết hợp cả hai, mỗi công ty mang lại những lợi thế khác nhau về khả năng kiểm soát, bảo vệ trách nhiệm pháp lý và hiệu quả về thuế.

Một văn phòng gia đình có thể được thành lập như một công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân, trong đó gia đình sở hữu cổ phần có quyền quản trị. Cấu trúc này có thể cung cấp sự bảo vệ trách nhiệm pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và lập kế hoạch kế nhiệm.

Để thành lập một công ty tư nhân, điều quan trọng là phải chọn một khu vực pháp lý có môi trường pháp lý và thuế thuận lợi (xem xét luật về quyền riêng tư, các yêu cầu pháp lý và các tác động về thuế) cho hoạt động của văn phòng gia đình. Các khu vực pháp lý phổ biến nhất để thành lập văn phòng gia đình đơn lẻ bao gồm:

• Thụy Sĩ: Luật riêng tư mạnh mẽ, ổn định chính trị và kinh tế.

• Singapore: Khung pháp lý mạnh mẽ, ưu đãi thuế hấp dẫn và hệ sinh thái ngày càng tăng của các dịch vụ quản lý tài sản.

• Luxembourg: Phổ biến vì lĩnh vực tài chính phức tạp, đặc biệt là các quỹ đầu tư.

• Quần đảo Cayman: Nổi tiếng về tính trung lập về thuế, Quần đảo Cayman không đánh thuế trực tiếp đối với các tập đoàn hoặc cá nhân.

• Dubai (Các tiểu vương quốc Ả Rập thống nhất): Môi trường miễn thuế và dịch vụ ngân hàng đẳng cấp thế giới.

• Liechtenstein: Hấp dẫn vì sự ổn định chính trị, quyền riêng tư cho nhà đầu tư và chế độ thuế thuận lợi.

• Quần đảo Channel (Jersey và Guernsey): Sự ổn định về chính trị và kinh tế, môi trường pháp lý và quy định phức tạp cũng như tính trung lập về thuế.

• Hồng Kông: Hệ thống thuế thuận lợi, hệ thống pháp lý mạnh mẽ dựa trên thông luật của Anh và khả năng tiếp cận chiến lược vào thị trường Châu Á.

• Hoa Kỳ (Các quốc gia cụ thể như Nam Dakota, Delaware và Nevada): Luật thân thiện với quỹ tín thác, đạo luật bảo vệ tài sản và chính sách ưu đãi về thuế đối với quỹ tín thác và văn phòng gia đình.

• New Zealand: Khung pháp lý vững chắc và chế độ thuế thuận lợi cho quỹ tín thác nước ngoài.

Một số văn phòng gia đình đơn lẻ được thành lập trong cơ cấu ủy thác để quản lý tài sản vì lợi ích của các thành viên trong gia đình, mang lại lợi ích về thuế và mức độ riêng tư cao.

• Có thể hủy bỏ so với Không thể hủy ngang: Quyết định xem quỹ tín thác sẽ có thể hủy bỏ (người cấp phép có thể thay đổi hoặc chấm dứt) hay không thể hủy ngang (không thể thay đổi sau khi đã thiết lập).

• Trong nước so với nước ngoài: Cân nhắc xem nên thành lập quỹ tín thác ở quê hương của gia đình hay ở khu vực tài phán nước ngoài (như đã thảo luận trước đó), điều này có thể mang lại lợi ích pháp lý hoặc thuế cụ thể.

• Điều khoản của quỹ tín thác: Các chuyên gia pháp lý soạn thảo chứng thư ủy thác nêu rõ các điều khoản của quỹ tín thác, bao gồm mục tiêu của quỹ tín thác, quyền của người thụ hưởng, quy tắc phân phối và quyền hạn của người được ủy thác.

• Người được ủy thác: Điều quan trọng là phải chọn những cá nhân hoặc tổ chức chuyên nghiệp đáng tin cậy để làm người được ủy thác. Họ sẽ chịu trách nhiệm quản lý tài sản của quỹ tín thác và đưa ra quyết định vì lợi ích tốt nhất của người thụ hưởng.

• Chuyển nhượng tài sản: Tài sản của gia đình được chuyển vào quỹ tín thác. Điều này có thể bao gồm tài sản tài chính, bất động sản, lợi ích kinh doanh và các khoản đầu tư khác.

• Chuyển khoản tài liệu: Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các giao dịch chuyển tiền đều được ghi chép hợp lệ để duy trì lợi thế về mặt pháp lý và thuế của cấu trúc ủy thác.

Việc kết hợp các yếu tố của công ty, quỹ tín thác và quan hệ đối tác cho phép các gia đình tận dụng lợi ích của từng yếu tố cho các khía cạnh khác nhau trong chiến lược quản lý tài sản của họ.

Cơ cấu quản lý của một văn phòng gia đình tập trung vào việc tổ chức nguồn nhân lực để đảm bảo cung cấp dịch vụ hiệu quả. Nó thường bao gồm:

• Hội đồng quản trị: Thường bao gồm các thành viên gia đình và cố vấn đáng tin cậy, những người cung cấp giám sát và định hướng chiến lược.

• Hội đồng gia đình: Cơ quan quản lý đại diện cho gia đình trong các quyết định chiến lược, đảm bảo hoạt động của văn phòng gia đình duy nhất phù hợp với các giá trị và mục tiêu kế thừa của gia đình.

• Ủy ban cố vấn: Các ủy ban chuyên môn tập trung vào các lĩnh vực như đầu tư, từ thiện và quản lý rủi ro.

• Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Giám đốc điều hành: Giám sát toàn bộ hoạt động của văn phòng gia đình, thực hiện các chiến lược và đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu của gia đình.

• Giám đốc tài chính (CFO): Quản lý tài chính của một văn phòng gia đình, bao gồm chiến lược đầu tư, kế toán và báo cáo.

• Giám đốc đầu tư (CIO): Chịu trách nhiệm về danh mục đầu tư của gia đình, phát triển và thực hiện các chiến lược đầu tư phù hợp với mục tiêu và khả năng chấp nhận rủi ro của gia đình.

• Giám đốc điều hành (COO): Quản lý các hoạt động hàng ngày và đảm bảo văn phòng hoạt động hiệu quả.

• Cố vấn pháp lý: Cung cấp tư vấn pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định bằng cách xem xét hợp đồng, thực hiện quản lý rủi ro pháp lý và liên lạc với các công ty luật bên ngoài.

Quyết định có nên để các thành viên gia đình tham gia quản lý hay không là một cân nhắc quan trọng. Các thành viên gia đình cung cấp cam kết cá nhân và hiểu biết về các giá trị gia đình trong khi các chuyên gia không phải là thành viên gia đình có thể mang lại chuyên môn và tính khách quan, do đó, một cách tiếp cận kết hợp thường cân bằng sự tham gia cá nhân với quản lý chuyên nghiệp.

• Quản lý đầu tư: Xử lý việc phân bổ tài sản, nghiên cứu và quản lý danh mục đầu tư.

• Kế hoạch tài chính: Lập kế hoạch tài chính toàn diện, bao gồm lập ngân sách, quản lý dòng tiền và lập kế hoạch nghỉ hưu.

• Quy hoạch bất động sản: Tạo và quản lý quỹ tín thác, di chúc và các tài liệu quy hoạch di sản khác để đảm bảo sự chuyển giao tài sản suôn sẻ qua các thế hệ.

• Lập kế hoạch thuế: Phát triển các chiến lược thuế để giảm thiểu nghĩa vụ thuế và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.

• Kế hoạch từ thiện: Quản lý hoạt động từ thiện, nỗ lực từ thiện, đầu tư tác động xã hội và thành lập quỹ gia đình hoặc quỹ do nhà tài trợ tư vấn.

• Dịch vụ gia đình: Cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa cho các thành viên gia đình, chẳng hạn như kế hoạch giáo dục, điều phối việc đi lại và quản lý tài sản.

• Quản lý lối sống: Cung cấp các dịch vụ cá nhân như lập kế hoạch du lịch, dịch vụ trợ giúp đặc biệt và quản lý các tài sản xa xỉ như du thuyền và máy bay phản lực tư nhân.

• Bảo hiểm: Đảm bảo gia đình có đủ bảo hiểm về tài sản, sức khỏe và trách nhiệm pháp lý.

• Pháp lý và Tuân thủ: Đảm bảo rằng văn phòng gia đình duy nhất hoạt động trong khuôn khổ pháp lý, quản lý việc tuân thủ quy định và giám sát các vấn đề pháp lý liên quan đến tài sản của gia đình.

• Quản lý danh tiếng: Bảo vệ danh tiếng của gia đình thông qua quan hệ truyền thông và quản lý khủng hoảng.

• Cơ sở hạ tầng CNTT: Triển khai các hệ thống CNTT mạnh mẽ để quản lý dữ liệu và đảm bảo an ninh.

• An ninh mạng: Bảo vệ thông tin nhạy cảm của gia đình khỏi các mối đe dọa trên mạng.

• Phân tích dữ liệu: Sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Việc điều hành một văn phòng gia đình đơn lẻ có thể tốn kém:

• Chi phí hoạt động cao: Lương cho các chuyên gia lành nghề và chi phí cơ sở hạ tầng.

• Lợi thế kinh tế theo quy mô: Các công ty quản lý tài sản gia đình nhỏ hơn có thể gặp khó khăn trong việc biện minh cho chi phí so với tài sản mà họ quản lý.

Thu hút và giữ chân nhân viên có trình độ là rất quan trọng:

• Chế độ đãi ngộ cạnh tranh: Cung cấp các gói đãi ngộ hấp dẫn để thu hút những nhân tài hàng đầu.

• Môi trường làm việc: Tạo ra một nền văn hóa coi trọng nhân viên và nuôi dưỡng lòng trung thành.

• Phát triển chuyên môn: Cung cấp cơ hội phát triển và thăng tiến.

• Văn phòng gia đình Phipps: Gia đình Phipps sử dụng cấu trúc văn phòng gia đình truyền thống, quản lý tài sản thông qua bất động sản, đầu tư tư nhân và hoạt động từ thiện. Với quyền kiểm soát tập trung đối với các khoản đầu tư, văn phòng của họ tập trung vào bảo vệ tài sản và quyền riêng tư. Họ đã vượt qua những thách thức trong việc bảo toàn tài sản qua nhiều thế hệ bằng cách nhấn mạnh vào sự đa dạng hóa và quản lý chuyên nghiệp.

• Văn phòng gia đình Rockefeller: Văn phòng gia đình Rockefeller hoạt động thông qua cấu trúc đa thực thể, kết hợp các khoản đầu tư truyền thống, hoạt động từ thiện và kế hoạch di sản. Cấu trúc này cho phép quản lý rủi ro và hiệu quả về thuế trên nhiều loại tài sản khác nhau. Thành công của họ là nhờ các chiến lược dài hạn và quản trị chuyên nghiệp.

• Văn phòng gia đình Walton: Gia đình Walton sử dụng cấu trúc văn phòng gia đình hỗn hợp, kết hợp văn phòng tập trung với các quỹ tín thác và cố vấn bên ngoài. Cấu trúc này cho phép họ quản lý các tài sản toàn cầu khổng lồ trong khi vẫn đảm bảo giảm thiểu thuế và tính linh hoạt trong các chiến lược đầu tư. Văn phòng của họ tập trung nhiều vào việc lập kế hoạch bất động sản để giải quyết các thách thức về thuế.

• Văn phòng gia đình Bill và Melinda Gates (Cascade Investment): Cascade Investment hoạt động như một văn phòng gia đình tập trung vào đầu tư. Được cấu trúc như một thực thể tư nhân, công ty chủ yếu quản lý các khoản đầu tư của Bill Gates trên nhiều ngành công nghiệp khác nhau như bất động sản, năng lượng và công nghệ. Thách thức của họ là cân bằng giữa sự giám sát của công chúng với hiệu quả hoạt động, điều mà họ đạt được thông qua danh mục đầu tư đa dạng và kín đáo.

Cơ cấu quản lý và công ty của một văn phòng gia đình phải được thiết kế chu đáo để cân bằng nhu cầu quản lý tài sản chuyên nghiệp với mong muốn của gia đình về quyền riêng tư, quyền kiểm soát và thể hiện các giá trị của họ. Bằng cách thiết lập các cơ cấu quản trị rõ ràng, phân định vai trò, trách nhiệm và đảm bảo quản lý rủi ro hiệu quả, một văn phòng gia đình duy nhất có thể quản lý và bảo toàn tài sản qua nhiều thế hệ một cách hiệu quả.