دفتر کل نقدی خرد راهنمای جامع مالی

دفترنامه نقدی خرد یک ابزار اسناد مالی است که معاملات مربوط به مخارج کوچک و مبتنی بر پول نقد را در یک کسب و کار یا سازمان ثبت می کند. این سیستم به حفظ یک سوابق مالی شفاف و سازمان یافته از هزینه های جزئی که خارج از سیستم استاندارد حسابداری است کمک می کند. روشی برای مدیریت هزینه های عملیاتی روزانه بدون نیاز به نوشتن چک یا استفاده از حواله های بانکی برای هر پرداخت کوچک به مشاغل ارائه می دهد.

دفتر کل نقدی خرد معمولاً از چندین جزء کلیدی تشکیل شده است:

• صندوق نقدی خرد: مقدار مشخصی از پول نقد که برای هزینه های جزئی تجاری کنار گذاشته می شود. این پول نقد معمولاً در مکانی امن نگهداری می شود.

• سوابق معامله: این شامل تاریخ، مبلغ و هدف هر معامله نقدی است. این به عنوان داده های اساسی برای دفتر کل عمل می کند.

• دریافت ها: اسناد مربوط به هر تراکنش، مانند رسید یا صورتحساب، باید برای اثبات میزان مصرف نقدی حفظ شود.

• سیاهههای مربوط به آشتی: چکهای دوره ای برای اطمینان از مطابقت مقدار وجه نقد موجود با معاملات ثبت شده در دفتر.

• نگهبان: فردی تعیین شده که مسئول مدیریت صندوق نقدی خرد و نظارت بر معاملات است.

به طور کلی دو نوع دفتر کل نقدی خرد وجود دارد:

• صندوق نقدی خرد ثابت: در ابتدای دوره مبلغ ثابتی به عنوان موجودی نقدی خرد تخصیص داده می شود و در صورت کم بودن وجه تکمیل مجدد انجام می شود.

• سیستم امپراست: روشی پیشرفته که در آن مقدار نقد ثابت نگهداری می شود و وجوه فقط در صورت لزوم و بر اساس هزینه های ثبت شده در دفتر کل تکمیل می شود.

1. لوازم اداری : خریدهای کوچک مانند خودکار، کاغذ یا جوهر چاپگر را می توان در دفتر کل نقدی خرد برای پیگیری هزینه ها ثبت کرد.

2. هزینه های سفر: هزینه های جزئی سفر مانند کرایه تاکسی یا هزینه پارکینگ، که در طول سفرهای کاری متحمل شده است، نیز قابل ثبت است.

3. بازپرداخت کارکنان: بازپرداخت سریع کارکنان برای هزینه های جزئی را می توان از طریق دفتر کل نقدی خرد پیگیری کرد.

سازمان‌ها برای استفاده مؤثر از دفتر کل نقدی خرد ممکن است چندین روش را اتخاذ کنند:

• ممیزی های منظم : انجام ممیزی برای اطمینان از در دسترس بودن وجه نقد مطابق سوابق، افزایش پاسخگویی.

• ابزار دیجیتال: از نرم افزارها یا برنامه های مالی استفاده کنید که برای ساده کردن مدیریت و ردیابی پول نقد طراحی شده اند.

• سیاست های سختگیرانه: برای جلوگیری از سوء استفاده، خط مشی های روشنی را در مورد اینکه چه چیزی به منزله هزینه های نقدی خرد است، تعیین کنید.

پیاده‌سازی استراتژی‌ها برای مدیریت مؤثر دفتر کل نقدی خرد ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• تنظیم محدودیت های هزینه : محدودیت هایی را در مورد اینکه چه مقدار می توان از پول نقد خرد برای دسته های مختلف خرج کرد، تعیین کنید.

• کارکنان قطار: آموزش هایی را در مورد نحوه مستندسازی صحیح مخارج نقدی خرد به کارکنان ارائه دهید.

• بازپرداخت برنامه ریزی شده: زمان های خاصی را برای بررسی و تکمیل نقدینگی خرد بر اساس حجم تراکنش تعیین کنید.

دفتر کل نقدی خرد ابزاری ضروری برای کسب و کارها برای مدیریت موثر تراکنش های مالی کوچک است. با حفظ سوابق دقیق و پیروی از بهترین شیوه‌ها، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که وجوه نقد خرد آنها یک منبع مالی مفید باقی می‌ماند. همانطور که روندها به سمت مدیریت دیجیتال و افزایش مسئولیت پذیری در حال تکامل است، کسب و کارها باید شیوه های رسیدگی به پول خرد خود را برای بهبود شفافیت و کارایی در گزارشگری مالی تطبیق دهند.