افشای هزینههای اضافی چرا این هزینههای ضروری موفقیت کسبوکار را تعریف می‌کنند
می‌دانید، گاهی اوقات در مالی، ما آن‌قدر در اعداد بزرگ و درخشان غرق می‌شویم - رشد درآمد، حاشیه‌های سود، همه این‌ها. اما اغلب، قهرمان واقعی که کمتر شناخته شده یا گاهی اوقات شرور پنهانی است که در سایه‌های سلامت مالی یک شرکت lurks، چیزی بسیار کمتر جذاب است: هزینههای عمومی. شناسایی آن همیشه آسان نیست و قطعاً به اندازه بستن یک قرارداد بزرگ هیجان‌انگیز نیست، اما واقعاً میتواند یک کسبوکار را بسازد یا خراب کند.
این را این‌گونه تصور کنید: شما در حال ساخت یک خانه باشکوه هستید. شما طرح‌های بزرگ، نجاران ماهر و مواد گران‌قیمت دارید. اما سپس هزینه اجاره دفتر معمار، برق کامپیوترهایشان، دستگاه قهوه‌سازی که همه را سرپا نگه می‌دارد و حقوق منشی که به تلفن‌ها پاسخ می‌دهد وجود دارد. این‌ها به‌طور مستقیم خانه را نمی‌سازند، درست است؟ اما برای عملیاتی که آن را می‌سازد، کاملاً ضروری هستند. این، دوستان من، به‌طور خلاصه هزینههای عمومی است - هزینههای جاری اداره یک کسبوکار که به‌طور مستقیم به تولید یک کالای خاص یا خدمات مرتبط نیستند.
خوب، بیایید به اصل موضوع بپردازیم. در دنیای کسبوکار، وقتی درباره هزینههای عمومی صحبت می‌کنیم، معمولاً به تمام آن هزینههای غیرمستقیم اشاره داریم که چراغ‌ها را روشن نگه می‌دارند، سرورها را فعال نگه می‌دارند و تیم را تولیدی می‌کنند، حتی اگر به‌طور مستقیم چیزی که می‌فروشید را تولید نکنند. این مانند هوایی است که در یک دفتر تنفس می‌کنید - حیاتی، اما شما برای هر نفس به‌طور جداگانه هزینه نمی‌کنید.
برای مدیران پروژه، به ویژه، درک و بهینه‌سازی مدیریت هزینههای غیرمستقیم یک تغییر دهنده بازی است. منظورم این است که من از نزدیک دیده‌ام که چگونه یک غفلت به ظاهر جزئی در این هزینههای غیرمستقیم میتواند به آرامی سودآوری یک پروژه را تحت تأثیر قرار دهد و یک سرمایه‌گذاری امیدوارکننده را به یک سردرد تبدیل کند. همان‌طور که وین نیول، کارشناس با بیش از ۳۵ سال تجربه در زمینه مالی و ساخت و ساز، اشاره می‌کند، دستیابی به موفقیت پروژه تنها به هزینههای مستقیم مربوط نمی‌شود؛ بلکه به طور قطع به کاهش هزینههای غیرضروری و دقت در برآورد هزینه‌ها و پیش‌بینی‌های دقیق وابسته است (راهنمای مدیران پروژه برای شیوه‌های حسابداری، کنترل هزینه‌ها). او کاملاً درست می‌گوید - همه چیز به هم مرتبط است.
مانند بیشتر چیزها در مالی، هزینههای عمومی یک موجودیت یکپارچه نیستند. این هزینه‌ها در اشکال مختلفی وجود دارند، هر کدام با ویژگی‌های خاص خود:
-
هزینههای ثابت
این هزینه‌ها تقریباً ثابت می‌مانند، صرف‌نظر از اینکه چقدر تولید یا فروش دارید. به اجاره ماهانه، حق بیمه‌های بیمه یا حقوق کارکنان اداری که به‌طور مستقیم در تولید درگیر نیستند فکر کنید. این هزینه‌ها قابل پیش‌بینی هستند که خوب است، اما همچنین یک بار ثابت هستند حتی اگر کسبوکار کاهش یابد. به عنوان مثال، آن واحد بالای CH-2101 FMO تامی هایز که در خلاصه وضعیت منابع روزانه (خلاصه وضعیت منابع روزانه) برای فرماندهی حادثه ذکر شده است؟ حقوق او یا سایر پرسنل اداری یا نظارتی “بالا” عمدتاً در این دسته قرار می‌گیرد. آنها برای هماهنگی عملیات ضروری هستند، اما هزینه آنها با تعداد حوادثی که روزانه مدیریت می‌شود، تغییر نمی‌کند.
-
هزینه متغیر
اکنون، این هزینه‌ها بسته به سطح فعالیت شما انعطاف‌پذیر و تغییر می‌کنند. صورتحساب‌های خدماتی (اگر با استفاده افزایش یابند)، هزینههای حمل و نقل یا لوازم اداری که با افزایش تعداد کارکنان یا پروژه‌ها بیشتر می‌شوند. اگر تولید را افزایش دهید، این هزینه‌ها بالا می‌روند. اگر کاهش دهید، آنها کاهش می‌یابند. چالش با هزینههای متغیر این است که اگر به دقت کارایی عملیاتی خود را زیر نظر نداشته باشید، ممکن است به آرامی بر شما غلبه کند.
پس، چرا باید بر چیزی که به نظر می‌رسد این‌قدر پیش‌پاافتاده است، وسواس داشته باشیم؟ زیرا درک و مدیریت هزینههای اضافی تنها به صرفه‌جویی در چند دلار مربوط نمی‌شود؛ بلکه این موضوع برای سلامت مالی یک شرکت، چابکی و حتی توانایی آن در سازگاری با تغییرات غیرمنتظره بازار اساسی است.
-
حفاظت از سودآوری
هر دلاری که در هزینههای عمومی صرفه‌جویی شود، به‌طور واقعی، یک دلار به سود خالص شما اضافه می‌کند. این به‌طور مستقیم بر سود خالص شما تأثیر می‌گذارد. اگر بتوانید هزینههای غیرمستقیم خود را کاهش دهید، فضای بیشتری برای حاشیه‌های سود خود ایجاد می‌کنید و کسبوکار شما را مقاوم‌تر و برای سرمایه‌گذاران جذاب‌تر می‌سازد. در دنیایی که حاشیه‌ها به طور مداوم فشرده می‌شوند، مدیریت مؤثر هزینههای عمومی یک مزیت رقابتی است. این تفاوت بین صرفاً زنده ماندن و واقعاً شکوفا شدن است.
-
انعطافپذیری استراتژیک
یک کسبوکار با هزینههای بالای کنترل‌نشده مانند یک کشتی سنگین است - که به آرامی می‌چرخد. زمانی که بادهای غیرمنتظره‌ای مانند تغییر سیاست‌های دولتی به آن برخورد می‌کند، آن حجم میتواند یک مشکل واقعی باشد.
- به گزارش‌های اخیر از سه‌ماهه دوم سال 2025 توجه کنید، جایی که توسعه‌دهنده باد فراساحلی Equinor و سازنده باتری و خودروهای برقی Tesla گزارش دادند که از تغییرات سیاست‌های ایالات متحده رنج می‌برند (Factor This™ Energy Understood). در حالی که جزئیات مشخص نیست، چنین تغییرات سیاستی میتواند به هزینههای انطباق غیرمنتظره، الزامات گزارش‌دهی جدید یا حتی تأخیر در پروژه‌ها منجر شود - که همه این‌ها میتواند هزینههای عمومی یک شرکت را افزایش دهد و بر گزارش‌های مالی آنها تأثیر بگذارد. تصور کنید که هزینههای ثابت به پروژه‌هایی مرتبط باشد که ناگهان کمتر قابل‌اجرا می‌شوند. اوه. به طور مشابه، زمانی که DOE تأمین مالی ۴.۹ میلیارد دلاری برای یک خط انتقال بین‌منطقه‌ای حیاتی، مانند Grain Belt Express (Factor This™ Energy Understood) را متوقف کرد، این یک تغییر مالی عظیم ایجاد می‌کند. حتی اگر Invenergy بگوید که Grain Belt Express با وجود تصمیم DOE ادامه خواهد یافت (Factor This™ Energy Understood)، اکنون باید بارهای مالی غیرمنتظره و قابل توجهی را مدیریت کنند که میتواند هزینههای کلی پروژه آنها را افزایش دهد. این‌ها فقط هزینههای مستقیم پروژه نیستند؛ بلکه میتوانند به افزایش هزینههای تأمین مالی، هزینههای قانونی یا تلاش‌های اداری گسترش‌یافته برای تأمین مالی جایگزین منجر شوند.
-
مؤلف موفقیت پروژه
برای هر کسی که در مدیریت پروژه فعالیت می‌کند، مانند من، واضح است: شما می‌توانید هزینههای مستقیم نیروی کار و مواد را تا یک ریال تخمین بزنید، اما اگر تخصیص هزینههای سربار را نادیده بگیرید، بودجه پروژه شما مانند یک خانه از کارت است. “راهنمای مدیران پروژه برای شیوه‌های حسابداری” برای نوامبر 2025 تأکید می‌کند که موفقیت نیاز به مدیریت استراتژیک و بهینه‌سازی مدیریت سربار دارد (راهنمای مدیران پروژه برای شیوه‌های حسابداری، کنترل هزینه‌ها). این فقط به معنای محاسبه اعداد نیست؛ بلکه به معنای اتخاذ تصمیمات هوشمندانه‌ای است که بر اجرای واقعی تأثیر می‌گذارد.
جالب است که چگونه یک کلمه میتواند بسته به زمینه معانی کاملاً متفاوتی داشته باشد. در حالی که ما عمدتاً درباره هزینههای عملیاتی صحبت کرده‌ایم، اصطلاح “هزینههای عمومی” در بحث‌های مالی دیگر نیز مطرح می‌شود.
به عنوان مثال، اگر هرگز پاهای خود را در تحلیل نمودار بازار سهام غوطه‌ور نکرده‌اید، ممکن است شنیده باشید که تحلیلگران درباره “مقاومت بالایی” صحبت می‌کنند. Investopedia به تازگی تأکید کرده است که سرمایه‌گذاران باید به مناطق اصلی مقاومت بالایی در نمودار Kohl’s در حدود ۲۹ دلار، ۴۵ دلار و ۶۴ دلار توجه کنند (Investopedia). در اینجا، “بالا” به سطوح قیمتی اشاره دارد که یک سهام ممکن است با فشار فروش مواجه شود و به عنوان سقفی برای صعود آن عمل کند. این یک مفهوم مالی است، البته، اما مربوط به روانشناسی بازار و دینامیک عرضه/تقاضا است، نه صورتحساب خدمات یک شرکت. فقط نشان می‌دهد که زمینه همه چیز است!
از دیدگاه من، با توجه به تجربه‌ام در جریان‌های مالی در صنایع مختلف، در اینجا چند فکر در مورد مقابله مؤثر با هزینههای عمومی آورده‌ام:
-
اعداد خود را به‌خوبی بشناسید
شما نمی‌توانید چیزی را که اندازه‌گیری نمی‌کنید مدیریت کنید. با گزارش‌های مالی خود به جزئیات بپردازید. هر موردی که تحت هزینههای غیرمستقیم قرار دارد را درک کنید. آیا آن اشتراک واقعاً ضروری است؟ آیا می‌توانید نرخ بهتری برای لوازم اداری خود مذاکره کنید؟ همه چیز را با دقت بررسی کنید. این مانند حسابرسی انباری شماست؛ ممکن است اقلام منقضی شده یا چیزهایی را پیدا کنید که خریداری کرده‌اید اما هرگز از آنها استفاده نکرده‌اید. همان مفهوم، فقط با پول.
-
فناوری را با احتیاط بپذیرید
- اتوماسیون میتواند به طور قابل توجهی هزینههای اداری را کاهش دهد. ابزارهای مبتنی بر ابر، هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها، حتی نرم‌افزارهای ساده برای پیگیری هزینه‌ها میتوانند وظایف دستی را جایگزین کنند و منابع انسانی ارزشمند را آزاد کرده و خطاها را کاهش دهند. اما نکته مهم این است: فقط به خاطر تکنولوژی جدید و درخشان، آن را خریداری نکنید. اطمینان حاصل کنید که واقعاً فرآیندها را ساده می‌کند و فقط یک لایه دیگر از پیچیدگی (و هزینه!) اضافه نمی‌کند.
-
پرورش فرهنگ هزینه‌آگاه
مدیریت هزینههای عمومی تنها وظیفه بخش مالی نیست. این وظیفه همه است. کارمندان را تشویق کنید که به هزینه‌ها فکر کنند - از خاموش کردن چراغ‌ها تا پرسش درباره سفرهای غیرضروری. وقتی همه احساس مالکیت کنند، صرفه‌جویی جمعی میتواند بسیار زیاد باشد. من یک بار برای شرکتی کار کردم که آنها یک “ابتکار سبز” داشتند که در حالی که شایسته بود، به طور ناخواسته استفاده آگاهانه از انرژی را تشویق می‌کرد، که تأثیر فوق‌العاده و قابل اندازه‌گیری بر هزینههای خدمات عمومی ما داشت. این بیشتر شبیه یک اقدام کاهش هزینه نبود و بیشتر به عنوان یک ارزش مشترک احساس می‌شد.
-
بازنگری و تنظیم منظم
چشم‌انداز کسبوکار همیشه در حال تغییر است، همان‌طور که تأثیرات سیاست بر شرکت‌هایی مانند Equinor و Tesla (Factor This™ Energy Understood) مشاهده می‌شود. آنچه دیروز کارآمد بود ممکن است فردا هدررفت باشد. بررسی‌های منظم از هزینههای عمومی خود را برنامه‌ریزی کنید. آیا راه‌حل‌های جدید و مقرون‌به‌صرفه‌تری برای نرم‌افزار شما وجود دارد؟ آیا تیم شما به قدری بزرگ شده است که نیاز به ارزیابی مجدد فضای خود دارید؟ این یک کار از نوع تنظیم کن و فراموش کن نیست. این یک فرآیند مداوم و پویا است.
در نهایت، مدیریت هزینههای عمومی به معنای خساست نیست؛ بلکه به معنای هوشمند بودن است. این به معنای اطمینان از این است که هر دلاری که خرج می‌شود به طور معناداری به اهداف کسبوکار شما کمک می‌کند. با درک اینکه هزینههای عمومی چیست، پیگیری دقیق آن و به‌طور فعال جستجوی راه‌هایی برای بهینه‌سازی آن، شما کسبوکار خود را قادر می‌سازید که سودآورتر، مقاوم‌تر و بهتر برای هر چالشی که آینده برای شما به ارمغان می‌آورد، آماده باشد. بنابراین، دفعه بعد که در حال بررسی صورت‌های مالی هستید، کمی به قهرمان (یا شرور) اغلب نادیده گرفته شده ترازنامه اشاره کنید: هزینههای عمومی. این یک نیروی خاموش، اما فوق‌العاده قدرتمند، در داستان مالی شماست.
منابع
هزینههای عمومی در کسبوکار چیست؟
هزینههای عمومی به هزینههای غیرمستقیمی اشاره دارد که برای اداره یک کسبوکار ضروری هستند و به تولید کالاها یا خدمات مرتبط نیستند.
مدیریت هزینههای عمومی چگونه میتواند سودآوری را بهبود بخشد؟
با کاهش هزینههای اضافی، کسبوکارها میتوانند حاشیه سود خود را افزایش دهند و انعطافپذیری مالی بیشتری ایجاد کنند.